Objetivo

Asegurar que cada incorporación reciba a tiempo solo los accesos y recursos autorizados, con responsables, evidencia y una experiencia de inicio ordenada.

Contexto

El alta comienza antes del primer día y requiere coordinación entre responsable del área, administración, recursos humanos, IT y, en algunos casos, proveedores. Una solicitud incompleta puede demorar el ingreso o generar permisos excesivos.

Este procedimiento es genérico. Cada empresa debe definir quién autoriza, qué sistemas intervienen, qué evidencia conserva y qué plazos necesita. Las contraseñas no deben circular dentro de tickets o planillas sin protección.

Puntos clave

• Nombre, puesto, área, responsable, fecha, sede y modalidad de trabajo.
• Perfil o empleado de referencia revisado, no copiado sin criterio.
• Licencias, grupos, aplicaciones, carpetas y permisos con aprobación.
• Equipo, accesorios, teléfono, VPN y elementos de seguridad requeridos.
• MFA, recuperación, políticas y aceptación de entrega documentadas.

Recomendaciones

1. Recibir la solicitud por canal oficial con anticipación y aprobación del responsable.
2. Validar identidad, puesto, fecha y matriz de accesos aplicable.
3. Crear cuenta individual, asignar licencias mínimas y registrar cambios.
4. Preparar equipo administrado, actualizado, cifrado y asociado al inventario.
5. Entregar acceso inicial mediante un mecanismo seguro y registrar MFA.
6. Probar inicio de sesión, aplicaciones, impresión, comunicación y acceso remoto necesarios.
7. Confirmar con el responsable y cerrar la solicitud con activos y permisos otorgados.

Riesgos y advertencias

• Copiar todos los permisos de otra persona perpetúa accesos innecesarios.
• Crear cuentas compartidas reduce trazabilidad y complica la baja.
• Entregar credenciales por canales inseguros expone la cuenta antes de su uso.

Cómo validar el resultado

• El usuario accede solo a sistemas aprobados y completa MFA.
• El inventario relaciona equipo, accesorios y responsable.
• El responsable del área confirma que el perfil permite trabajar sin privilegios adicionales.

Buenas prácticas

Utilizar perfiles por función como punto de partida, mantener separación de funciones y revisar accesos después del período inicial. Toda excepción debe tener motivo y aprobación.

Próximos pasos

Transformar esta guía en un checklist propio con plazos, aprobadores, sistemas y evidencia. La automatización debe implementarse solo después de estabilizar el proceso.