Migrar no consiste en copiar carpetas. Los permisos NTFS, grupos hist贸ricos y excepciones por archivo rara vez deber铆an trasladarse de forma literal a SharePoint.
El objetivo es conservar el acceso leg铆timo y mejorar el gobierno, sin ampliar permisos ni interrumpir aplicaciones que todav铆a dependen del servidor.
1. Inventariar antes de mover
- Volumen, cantidad, tama帽o, antig眉edad y tipos de archivo.
- Propietarios y 谩reas que realmente utilizan cada carpeta.
- Grupos, permisos expl铆citos, herencia rota y cuentas sin vigencia.
- Aplicaciones, macros, enlaces y procesos que usan rutas de red.
- Datos sensibles, duplicados y contenido sujeto a retenci贸n.
2. Dise帽ar sitios y l铆mites de seguridad
SharePoint funciona mejor cuando cada sitio o biblioteca tiene prop贸sito y audiencia claros.
- Separar procesos o 谩reas con necesidades de acceso diferentes.
- Asignar propietarios responsables de revisar miembros.
- Usar grupos en lugar de permisos individuales.
- Mantener herencia dentro de cada l铆mite siempre que sea posible.
- Definir reglas para invitados y enlaces compartidos.
3. Preparar contenido y dependencias
- Corregir nombres, rutas, caracteres y archivos incompatibles.
- Archivar o eliminar s贸lo con autorizaci贸n y evidencia.
- Resolver aplicaciones que requieren SMB antes del corte.
- Definir estrategia para accesos directos, enlaces y sincronizaci贸n.
- Establecer ventana, comunicaciones y mesa de ayuda.
4. Ejecutar un piloto representativo
- Elegir un 谩rea con complejidad media y propietario comprometido.
- Migrar una copia inicial y medir errores.
- Probar permisos con usuarios autorizados y no autorizados.
- Validar b煤squeda, versiones, sincronizaci贸n y trabajo cotidiano.
- Registrar ajustes antes de ampliar el alcance.
5. Corte, validaci贸n y reversi贸n
- Congelar cambios o realizar sincronizaci贸n incremental.
- Completar migraci贸n y comparar conteos y errores.
- Cambiar accesos de manera controlada.
- Mantener origen en s贸lo lectura durante el per铆odo definido.
- Cerrar 煤nicamente despu茅s de aprobaci贸n y evidencia.
6. Gobierno despu茅s de migrar
- Revisar propietarios, invitados y permisos 煤nicos.
- Controlar crecimiento, versiones y papelera.
- Definir retenci贸n y backup seg煤n necesidad.
- Capacitar sobre enlaces, sincronizaci贸n y ubicaci贸n correcta.
- Actualizar documentaci贸n y retirar accesos al servidor cuando corresponda.
El resultado se valida con acceso positivo y negativo
No alcanza con comprobar que una persona puede abrir un documento. Tambi茅n hay que demostrar que quien no corresponde no puede acceder y que las aplicaciones cr铆ticas siguen funcionando.
Una migraci贸n profesional conserva evidencia de inventario, mapeo, errores, pruebas y aprobaci贸n del propietario de la informaci贸n.