Migrar no consiste en copiar carpetas. Los permisos NTFS, grupos históricos y excepciones por archivo rara vez deberían trasladarse de forma literal a SharePoint.
El objetivo es conservar el acceso legítimo y mejorar el gobierno, sin ampliar permisos ni interrumpir aplicaciones que todavía dependen del servidor.
1. Inventariar antes de mover
- Volumen, cantidad, tamaño, antigüedad y tipos de archivo.
- Propietarios y áreas que realmente utilizan cada carpeta.
- Grupos, permisos explícitos, herencia rota y cuentas sin vigencia.
- Aplicaciones, macros, enlaces y procesos que usan rutas de red.
- Datos sensibles, duplicados y contenido sujeto a retención.
2. Diseñar sitios y límites de seguridad
SharePoint funciona mejor cuando cada sitio o biblioteca tiene propósito y audiencia claros.
- Separar procesos o áreas con necesidades de acceso diferentes.
- Asignar propietarios responsables de revisar miembros.
- Usar grupos en lugar de permisos individuales.
- Mantener herencia dentro de cada límite siempre que sea posible.
- Definir reglas para invitados y enlaces compartidos.
3. Preparar contenido y dependencias
- Corregir nombres, rutas, caracteres y archivos incompatibles.
- Archivar o eliminar sólo con autorización y evidencia.
- Resolver aplicaciones que requieren SMB antes del corte.
- Definir estrategia para accesos directos, enlaces y sincronización.
- Establecer ventana, comunicaciones y mesa de ayuda.
4. Ejecutar un piloto representativo
- Elegir un área con complejidad media y propietario comprometido.
- Migrar una copia inicial y medir errores.
- Probar permisos con usuarios autorizados y no autorizados.
- Validar búsqueda, versiones, sincronización y trabajo cotidiano.
- Registrar ajustes antes de ampliar el alcance.
5. Corte, validación y reversión
- Congelar cambios o realizar sincronización incremental.
- Completar migración y comparar conteos y errores.
- Cambiar accesos de manera controlada.
- Mantener origen en sólo lectura durante el período definido.
- Cerrar únicamente después de aprobación y evidencia.
6. Gobierno después de migrar
- Revisar propietarios, invitados y permisos únicos.
- Controlar crecimiento, versiones y papelera.
- Definir retención y backup según necesidad.
- Capacitar sobre enlaces, sincronización y ubicación correcta.
- Actualizar documentación y retirar accesos al servidor cuando corresponda.
El resultado se valida con acceso positivo y negativo
No alcanza con comprobar que una persona puede abrir un documento. También hay que demostrar que quien no corresponde no puede acceder y que las aplicaciones críticas siguen funcionando.
Una migración profesional conserva evidencia de inventario, mapeo, errores, pruebas y aprobación del propietario de la información.